Интернет, видеосвязь и другие новейшие технологии прочно вошли в нашу жизнь, во многом упростили и ускорили процесс обмена информацией, мнениями, эмоциями и, как следствие, принятие решений. Принадлежностью любого современного бизнес- или коммуникационного пространства стали многофункциональные помещения, оснащенные устойчивой Интернет-связью, профессиональным звуковым оборудованием, возможностями захвата и транслирования видеоизображения. В зависимости от целей, задач и количества участников это может быть специальная переговорная комната или конференц-зал.
Практически во всех компаниях регулярно возникает необходимость встретиться с людьми, которые живут в другом городе и даже стране. Дистанционное участие в крупных мероприятиях в любом регионе страны сегодня – это уже не экстренная ситуация, а реальная возможность, экономящая время и средства на перемещение, способ собрать аудиторию в десятки и сотни раз больше, чем это возможно в условиях оффлайна.
Форматы мероприятий, которые требуют специального оснащения конференц-зала:
- заседания,
- совещания,
- семинары,
- презентации,
- круглые столы,
- пресс-конференции,
- консультации,
- мастер-классы для бизнеса,
- светские мероприятия,
- торжественные награждения.
Акустика
Выбирая помещение для переговорной или конференц-зала, необходимо помнить о задачах, которые предстоит здесь решать, и количестве очных участников. Чтобы обеспечить качество звука, необходимо провести акустическую подготовку помещения и свести к минимуму количество отражающих поверхностей. Самое простое решение – отделка стен акустическими панелями. Чаще всего их делают из листов МДФ с различной степенью перфорации. Панели можно покрасить в фирменные цвета или отделать шпоном.
Для обеспечения комфортной работы во время конференции, зал необходимо оборудовать источниками общего и локального освещения. Общий свет обеспечат потолочные и настенные диодные светильники. А локальный – настольные лампы, установленные в рабочей зоне каждого участника. Все источники света должны быть заведены в единый центр управления, чтобы автоматика обеспечивала включение световых сценариев. К примеру, приглушала освещение при работе проектора, либо давала максимум света в период подписания документов.
Зонирование
Упрощенная схема переговорной – это рабочая зона участников и экран с проектором, расположенные во фронтальной части. Большой конференц-зал содержит также зону трибуны и президиума, которые обращены лицом к участникам.
Как выбрать оборудование для конференц-зала
Конференции в дистанционном формате проводят на базе платформ: Webinar, Zoom, Skype, TrueConf, Vinteo или любой другой по вашему выбору. Но наличие доступа к платформам — это только небольшая часть комплексной подготовки к мероприятию.
Конференц-зал оборудуется комплектом аудио- и видеоаппаратуры с учетом возможных форматов мероприятий. Если для онлайн-встречи достаточно ноутбука с установленным приложением, то для крупного онлайн-мероприятия потребуется профессиональная аппаратура для видеоконференций. При этом мощность устройств будет прямо пропорциональна количеству участников.
Это оборудование для захвата звука и его качественной трансляции.
Для выполнения первой задачи, спикера/ведущего лучше снабдить конденсаторным динамическим радиомикрофоном (беспроводным). Его легче контролировать, а качество звука у него выше, чем у динамических моделей. Микрофон подбирают по диаграмме направленности. Это позволяет снизить фоновые шумы и обеспечить высокое качество речи.
Комплектом микрофонов оборудуют трибуну. Выступающим с места в маленьких и средних помещениях достаточно спикерфона со встроенным динамиком и микрофоном.
Чтобы существенно увеличить зону покрытия, можно последовательно соединить по цепи несколько устройств. Когда мощности спикерфона недостаточно, используют микрофоны. Для стримингов и вебинаров достаточно узконаправленных микрофонов, а на масштабных конференциях предпочтительнее – широконаправленные.
«Круглые столы» можно оборудовать микрофонными массивами, состоящими из нескольких микрофонов, направленных в разные стороны. Но во всех случаях для качественного звучания важно, чтобы эта аппаратура обладала функцией эхо- и шумоподавления. Возможность беспроводного подключения даёт дополнительное преимущество.
Качественную передачу звука обеспечивает профессиональная акустика с большой чувствительностью и высоким показателем звукового давления. Чаще всего используют систему пассивных колонок с отдельным усилителем. Такое решение даёт возможность более точно настраивать уровень звука через пульт управления и избежать помех. Колонки устанавливают на стойках или монтируют к стене на специальных подвесах. В компактных конференц-залах используют активные колонки со встроенным усилителем либо широкополосные динамики. Для экономии места их размещают на стене или монтируют в потолок.
В большом конференц-зале перед президиумом и трибуной обязательно устанавливают мониторы – колонки, которые позволяют выступающему и ведущему себя слышать.
Настройка звука в конференц-зале осуществляется с помощью микшерного пульта. Для крупномасштабных мероприятий существуют профессиональные цифровые конгресс-системы. Они состоят из центрального блока и нескольких микрофонных пультов.
В любом конференц-зале видео, иллюстрации, диаграммы, инфографику, схемы и другие визуальные материалы выводят на экран для общего доступа. Для этого используют:
- проекционный экран с проектором
- LED-экраны или мониторы
- LCD-панели
- видеостена
- видеокуб
- индивидуальные/коллективные интерактивные панели
- интерактивные доски
Выбор оборудования определяется размером помещения и количеством участников. Основная задача состоит в том, чтобы участники из любой точки зала комфортно воспринимали информацию.
В большом конференц-зале центром внимания становится проекционный экран, либо видеостена, составленная из нескольких дисплеев, объединенных в один экран. Видеостена также позволяет в многооконном режиме выводить изображения из нескольких источников. По бокам сцены либо над столом заседания располагают дополнительные мониторы или видеокуб для удобства сидящих сбоку. Для индивидуальной работы каждое место участника оборудуется персональным интерактивным дисплеем. Особенно это важно для президиума и трибуны, поскольку люди на этих местах находятся спиной к экрану.
В небольшом зале достаточно LCD-панели. Более современное решение – интерактивная панель. Это мультисенсорный жидкокристаллический дисплей со встроенной операционной системой, что позволяет проводить онлайн-встречи без использования компьютера.
Возможности интерактивной панели:
- Выводить презентации и видео на экран.
- Писать по экрану, как по бумаге.
- Переносить на большой экран идеи со смартфона или ноутбука (и обратно).
Более бюджетный вариант – использовать интерактивную доску прямой проекции. В комплект входит сенсорная доска, стилус, маркер и короткофокусный проектор, который размещают над доской. Настраивается оборудование с помощью ПК или ноутбука. Принимая решение о такой покупке, нужно учесть ряд нюансов: настройка сложная; луч проектора светит в лицо выступающему; для четкости изображения на экране, нужно приглушать свет в зале.
Непременный атрибут конференц-зала – видеокамера, которая ведёт видеофиксацию мероприятия. Для небольшого помещения достаточно обычной web-камеры. Но для максимального захвата изображения используют специальные PTZ-камеры. В её объектив гарантированно попадут все участники, даже сидящие в отдаленных уголках зала. Камера управляется пультом, с помощью которого легко изменять фокусное расстояние и вести портретную съёмку.
Есть два сценария оборудования конференц-зала системой протоколирования звука и видео. Первый - купить звуковое и видеооборудование по отдельности. Второй, наиболее популярный, - приобрести готовые ВКС-терминалы. Они бывают аппаратными и программными.
Аппаратный терминал состоит из системного блока, спикерфона, видеокамеры (web или PTZ) и сенсорной тач-панели. Его используют при необходимости соблюдения специальных условий секретности. И стоит такое оборудование дороже. А программный представляет собой соответствующее ПО, установленное на персональный компьютер.
К программному терминалу подключают видеокамеры, микрофоны, спикерфоны и устройства для отображения видео. Беспроводные приборы аудио- и видеосвязи соединяют с системой по Bluetooth или wi-fi, настраивают её. А управлять терминалом может один человек даже со смартфона. Он может прибавлять и убавлять громкость микрофонов, приближать и удалять камеру, включать презентацию на экране, а также выполнять ряд иных действий.
Есть несколько вариантов программных терминалов: Webinar, TrueConf Room, Vinteo Video Core. Прежде чем приобрести, можно оценить их особенности и удобство использования по бесплатной версии в тестовый период.
Система Bring Your Own Device (BYOD)
Дополнительное удобство предоставляет использование системы BYOD. С её помощью каждый участник конференции может подключить свой девайс и через wi-fi легко вывести презентацию, документ, графику, аудио- или видеоинформацию на общий экран или дисплей. При этом неважно, что это за девайс – ноутбук, планшет или смартфон – и какой системы – iOS или Android. Оснащают такими модулями не только рабочие места участников, но трибуну и президиум.
BYOD также позволяет легко обмениваться контентом: рассылать для изучения материал всем участникам, совместно корректировать документы, вносить замечания и поправки в режиме реального времени.
Итак, обобщим.
Стандартный комплект оборудования конференц-зала состоит из:
- системы отображения видео с проекционным экраном, LED-или LCD-панелей, либо видеостены, видеокуба, интерактивных панелей или досок;
- аудиосистемы с набором спикерфонов/микрофонов и динамиков;
- видеокамер с большим разрешением и возможностью автонаведения;
- системы ВКС (видеоконференцсвязи), которая объединяет всю аудио- и видеоаппаратуру;
- модулей BYOD для подключения любых девайсов в единую сеть;
- дополнительного оборудования для синхронного перевода, резервирования, протоколирования.
Что конкретно необходимо для оборудования конференц-зала под ваши задачи, помогут определить специалисты компании MediaConstructor
